Perdu dans le fouillis de trousseaux qui encombrent votre réception ? Excédé par les clefs égarées et les chambres bloquées ? Révolutionner la gestion des accès dans votre hôtel avec les solutions intelligentes Traka est probablement l’une des meilleures options disponibles.
Choisir la solution Traka adaptée à ses besoins
Pour commencer, il est essentiel de bien choisir le type de solution Traka correspondant à vos besoins. En effet, Traka propose différents produits, des simples armoires à clefs aux systèmes plus élaborés avec casiers intelligents et logiciel de gestion.
Si votre hôtel est de petite taille, une armoire à clefs classique peut suffire. Elle permet de ranger les trousseaux de chambres et de bureaux en toute sécurité. Les accès sont contrôlés par code PIN ou par badge. Pour un hôtel plus important, avec du personnel nombreux, optez plutôt pour un système de casiers intelligents. Chaque employé dispose de son propre code pour retirer ou déposer les clefs dont il a besoin. Toutes les transactions sont enregistrées par le système.
Enfin, pour une gestion optimisée, le logiciel TrakaWEB apporte de nombreuses fonctionnalités : suivi en temps réel, alertes, rapports d’activité, etc. Il peut gérer de nombreuses armoires ou casiers à la fois, sur un ou divers sites.
Installer et configurer la solution Traka
Une fois le matériel Traka choisi, vient l’étape de l’installation. Afin de procéder à la pose de votre armoire ou casier intelligent, vérifiez au préalable la présence des prérequis : une alimentation électrique 230V à proximité, un accès au réseau WiFi pour connecter l’appareil, et un mur plat et stable pour le fixer solidement.
Si vous avez opté pour le logiciel TrakaWEB, son installation est très simple. Il suffit de le télécharger depuis l’espace client du site Traka, puis de le configurer pour paramétrer tous les utilisateurs, les emplacements de clefs, les niveaux de permissions, etc. Des tutoriels vidéos sont disponibles pour vous guider.
Former le personnel à l’utilisation
Une fois le système Traka fonctionnel, il est capital de bien former les employés de l’hôtel à son utilisation. Traka propose notamment des supports de formation complets et ludiques pour favoriser l’appropriation rapide de la solution.
Les pistes d’apprentissage sont multiples :
- guides imprimés ;
- fiches mémos ;
- capsules vidéo, etc.
Organisez donc des sessions pour chaque service (réception, housekeeping, maintenance…). Montrez-leur comment utiliser leur code personnel pour retirer ou déposer les clefs, consulter l’historique et signaler tout problème. Vous pouvez également laisser des guides accessibles pour les nouveaux arrivants ou en cas de besoin de piqûre de rappel. L’objectif est que chacun devienne rapidement autonome dans l’utilisation du système.
Bénéficier du service client Traka
Le service client de Traka se tient à votre disposition pour vous assister à chaque étape : de l’installation jusqu’à la maintenance de votre solution. Des contrats de services sont proposés, avec des engagements de temps d’intervention selon le niveau d’urgence.
Une ligne téléphonique et une assistance en ligne sont accessibles pour vous dépanner en cas de besoin. Traka peut aussi assurer des formations régulières à vos équipes selon l’évolution de vos besoins.